Keterbatasan Sistem Just in Time dalam Perkembangan Usaha Kecil : Studi Kasus Warteg

Ibnu Wahyu Cahyono, Karya D.M. Sembiring, Luqman Nul Hakim

Sekolah Tinggi Akuntansi Negara

Sering kita temui literatur yang membahas tentang konsep penggunaan metode Just in Time (JIT) dalam perusahaan-perusahaan besar seperti pada perusahaan Yamaha, KFC, Daihatsu, dan Toyota yang kapasitas produksinya dapat dikategorikan besar pertahunnya. Selain dari perusahaan manufaktur tersebut, sistem just in time pun juga mulai merambat ke perusahaan industri lainnya dan juga menarik penyedia jasa untuk mengadopsi sistem tersebut. Usaha jasa tersebut antara lain, meubel, gerai makanan siap saji ( fast food restaurant), kedai kopi dan lain-lain (Haming dan Nurnajamuddin, 2007: 295). Dalam penerapannya, JIT mampu mengefisienkan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan terutama pada biaya untuk penyimpanan persediaan. JIT dipandang dapat mengurangi persediaan karena penimbunan persediaan dipandang sebagai pemborosan ( Charles dan James, 1987: 6,124).

Akan tetapi hal ini berbeda dengan kenyataan pada usaha kecil yang sering kita temui yaitu usaha warteg. Usaha warteg dapat menjadi representasi usaha kecil yang telah mengakar sebagai usaha yang menjadi andalan masyarakat dan dapat kita temui hingga pelosok Indonesia. Usaha warteg biasanya dimiliki dan dikontrol oleh keluarga sehingga usaha warteg lebih mengandalkan unsur permodalan dari dalam keluarga.

Dalam studi kasus kali ini, usaha warteg dianggap cukup mewakili dalam hal penggunaan sistem JIT dalam usaha-usaha kecil sejenisnya. Proses bisnis warteg sebenarnya telah mengadopsi teknik JIT terutama dalam persediaan bahan bakunya. Teknik JIT dalam usaha warteg sendiri dilakukan secara sederhana dengan keterbatasan sumber daya manusia. Hal yang paling tampak penggunaan teknik JIT pada proses bisnis warteg adalah terkait manajemen persediaan  bahan baku dari produk-produk warteg itu sendiri. Faktor biaya yang timbul dari persediaan bahan baku memberikan dampak yang signifikan terhadap laba dari usaha warteg itu sendiri. Tentunya teknik JIT yang telah digunakan oleh warteg juga berpengaruh dalam perkembangan bisnis warteg. Dalam perkembangannya, secara tidak langsung bisnis warteg sulit untuk berkembang jika menggunakan sistem JIT. Sistem JIT menyebabkan konsekuensi harga persediaan bahan baku yang berfluktuasi dan cenderung meningkat yang secara otomatis apabila harga bahan baku naik harga dari produk yang dihasilkan warteg itu juga mengikuti harga pasar. Namun, hal tersebut bertolak belakang dengan kenyataan, di mana warteg di Indonesia memiliki pasar masyarakat menengah ke bawah yang sensitif terhadap harga sehingga warteg cenderung akan mempertahankan harga dan kualitas agar tidak kalah bersaing dengan warteg lainnya. Hal inilah yang menyebabkan keuntungan warteg akan menurun jika harga naik dan sulit untuk mengurangi penurunan keuntungan karena warteg akan berusaha untuk terus mempertahankan harga dan kualitas. Bahan baku yang sebagian besar berasal dari produk mentah pertanian dan peternakan yang cepat busuk juga mempengaruhi penggunaan teknik JIT dalam pengaturan persediaan. Permasalahan di atas yang dapat menjadi pembatas usaha warteg dalam berkembang. Dalam tulisan ini, pembahasan kasus JIT pada warteg menggunakan asumsi bahwa warteg hanya melakukan usaha penyediaan makanan dan minuman tanpa adanya delivery order sehingga mengabaikan biaya pengiriman kepada pelanggan.

Metode Just in Time

Sistem kendali persediaan JIT pertama kali dikembangkan di Jepang oleh Taiichi Okno, Vice President Toyota. Pada awalnya sistem ini disebut sistem Kanban, sesuai dengan nama kartu yang ditempatkan pada wadah komponen yang telah dipakai untuk memperlihatkan kebutuhan akan pasokan barang. Gagasan di balik sistem ini adalah bahwa perusahaan seharusnya menjaga persediaan pada tingkat minimal dan mengandalkan pemasok untuk mengisi kembali persediaan “seketika = just in time” persis sebelum dipakai di jalur perakitan atau produksi. Ini sangat berbeda dengan filosofi Amerika Serikat yang kadang kala disebut Just in Case yakni menjaga stok pengaman pada tingkat tertentu untuk menjamin agar produksi tidak mengalami interupsi atau penghentian produksi secara tiba-tiba. Sekalipun persediaan yang banyak tidak menjadi masalah besar pada saat tingkat bunga sedang rendah, tetapi akan menjadi sangat mahal manakala bunga sedang tinggi.

 Ditinjau dari pengertiannya, Just in Time (JIT) adalah filosofi yang dipusatkan pada pengurangan biaya melalui eliminasi persediaan. Semua bahan baku dan komponen lainnya sebaiknya tiba di lokasi kerja pada saat dibutuhkan. Produk yang diproduksi dalam JIT sebaiknya diselesaikan dan tersedia bagi pelanggan di saat pelanggan menginginkannya. Eliminasi persediaan di satu pihak dapat menghilangkan kebutuhan akan penyimpanan dan biaya penyimpanan. Namun, di lain pihak eliminasi persediaan tersebut juga menghilangkan perlindungan yang disediakan oleh persediaan terhadap kesalahan oleh produksi dan ketidakseimbangan jumlah output yang diminta oleh pelanggan. Akibatnya, diperlukan beban kerja bermutu tinggi dan seimbang dalam sistem JIT guna menghindari penghentian produksi yang berbiaya mahal serta kekecewaan pelanggan atas jumlah output yang tidak sesuai. Oleh karena membutuhkan kualitas dan output produksi yang seimbang, JIT seringkali dikaitkan dengan usaha untuk mengeliminasi pemborosan dalam segala bentuk, dan merupakan bagian yang penting dalam banyak usaha Total Quality Management.

Just in Time dapat juga diartikan sebagai suatu keseluruhan filosofi operasi manajemen di mana segenap sumber daya dipakai hanya sebatas yang dibutuhkan atau dengan kata lain menghasilkan sebuah produk hanya jika dibutuhkan, hanya dalam kuantitas dan kualitas yang diminta oleh pelanggan yakni disesuaikan waktu, jumlah, dan kualitasnya dengan tepat. Sistem JIT juga merupakan salah satu upaya untuk mengurangi atau menghilangkan persediaan dalam hal ini adalah bahan baku, barang antara (Work in Process), dan barang jadi dalam usaha untuk memangkas biaya-biaya tersebut. Penerapan Just in Time bertujuan untuk meningkatkan keuntungan atau profit dengan cara sebagai berikut:

1.      meningkatkan produktivitas;

2.      mengurangi pemborosan.

Dengan adanya tujuan tersebut dibutuhkan beberapa aspek fundamental dalam penerapannya. Berikut aspek-aspek tersebut:
1. menghilangkan seluruh aktivitas yang tidak ada / memberikan nilai tambah bagi sebuah produk atau jasa;
2. komitmen manajemen dengan karyawan terhadap mutu yang tinggi;
3. upaya perbaikan yang berkelanjutan;
4. penekanan pada penyederhanaan;

Dengan demikian diharapkan tujuan-tujuan perusahaan terutama dalam meningkatkan laba dengan cara meminimalkan biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan output dapat tercapai. Adapun beberapa karakteristik yang membedakan JIT dengan sistem lainnya adalah:
1. sistem tarik;
2. output tetap;
3. persediaan tidak signifikan;
4. pemasok yang sedikit jumlahnya;
5. adanya kontrak dengan pemasok jangka panjang;
6. tenaga kerja mutifungsi;
7. Total Quality Management;
8. dominasi penelusuran langsung (perhitungan biaya produk).

Keunggulan dan Kelemahan Sistem JIT

          Keunggulan dari metode ini adalah dapat mengurangi biaya tenaga kerja, persediaan, risiko kerusakan, dan peningkatan kualitas produk. Keunggulan tersebut seiring dengan adanya Total Quality Management dalam penerapan sistem JIT sehingga risiko kerusakan dapat ditekan dan kerugian akibat retur barang rusak oleh pelanggan dapat dikurangi karena Total Quality Management juga menitikberatkan pada peningkatan kualitas dari produk.  Selain itu, biaya tenaga kerja dapat ditekan karena jumlah persediaan diusahakan menjadi seminim mungkin sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan dalam mengawasi tidak perlu dalam jumlah yang banyak. Biaya penyimpanan juga dapat ditekan hingga seminimal mungkin akibat dari persediaan yang disimpan juga sedikit.

          Kelemahan dari metode ini adalah sulit mencari pemasok, biaya pengiriman tinggi, kesulitan menghadapi perubahan permintaan, tuntutan sumber daya manusia yang multifungsi, dan perlengkapan teknologi yang membutuhkan biaya besar. Dalam JIT pemasok merupakan faktor penting dalam persediaan di mana selain berpengaruh terhadap penyediaan persediaan stok juga berpengaruh dalam harga dari persediaan yang akan dibeli. Permasalahannya adalah sulitnya mencari pemasok terutama usaha seperti warteg. Hal inilah yang menjadi kendala warteg dalam mengendalikan harga persediaan. Harga persediaan secara langsung akan mempengaruhi harga pokok produksi. Semakin tinggi harga beli persediaan akan turut meningkatkan harga pokok penjualan. Jika ingin keuntungan meningkat, maka warteg harus menaikkan harga. Namun, warteg akan lebih memilih harga yang tetap agar dapat bersaing dengan harga di warteg lain. Pelanggan menjadi prioritas utama dalam bisnis usaha warteg. Sebab menggunakan JIT, warteg menjadi kesulitan dalam meramalkan permintaan. Hal ini juga akan menjadi biaya yang terbuang percuma jika warteg tidak dapat menjual seluruh produksi yang telah ditetapkan. Terkait dengan bagaimana untuk mengecilkan biaya-biaya seperti biaya penyimpanan, sistem JIT justru tinggi. Hal ini dikarenakan adanya permintaan barang untuk dikirim dalam waktu yang terkadang tidak dapat ditentukan dan cenderung tiba-tiba sehingga dalam prakteknya biaya pengiriman relatif lebih tinggi. Sistem JIT juga mewajibkan akan adanya teknologi yang tinggi. Sebab, dengan permintaan yang cenderung cepat dan tiba-tiba serta tidak membutuhkan waktu yang relatif lama maka teknologi tinggi serta sumber daya manusia yang multifungsi merupakan hal yang sangat penting untuk dipenuhi. Namun, sayangnya dalam penerapannya kedua hal tersebut sulit untuk dipenuhi karena keterbatasan dalam penerapan teknologi dan sulit mencari sumber daya yang berkompeten dan multifungsi.

Warteg (Warung Tegal)

          Warteg adalah usaha berskala menengah ke bawah yang usahanya bergerak dibidang food and beverage dan merupakan salah satu jenis usaha gastronomi yang menyediakan makanan dan minuman dengan harga terjangkau yakni untuk melayani masyarakat menengah ke bawah. Usaha warteg biasanya dimiliki dan dikelola oleh keluarga atau kerabat dekat sehingga usaha ini biasanya menanamkan nilai-nilai kultur dalam keluarga. Warteg telah menjadi bisnis keluarga yang membudaya di Indonesia dan dapat ditemui hingga pelosok daerah.

          Proses produksi warteg dimulai dari proses pembelian bahan-bahan masakan dengan jumlah yang telah disesuaikan dengan permintaan pelanggan. Permintaan pelanggan tersebut disesuaikan berdasarkan pengalaman penjualan makanan dan minuman rata-rata dalam satu hari. Jumlah ini ditaksir secara tetap perharinya dalam setiap melakukan proses produksi. Proses selanjutnya adalah mengolah bahan-bahan tersebut untuk dapat diproduksi menjadi output berupa makanan dan minuman. Dalam proses produksi ini, bahan-bahan yang telah dibeli diusahakan semuanya diproduksi menjadi output dan tidak ada yang menjadi persediaan bahan baku sehingga terjadi keefisienan dalam pengolahan tempat penyimpanan bahan baku. Proses berikutnya dari alur usaha warteg adalah melakukan penjualan makanan dan minuman yang telah diproduksi tadi. Penjualan ini dilakukan secara langsung kepada pelanggan dan tidak ada proses pengiriman makanan dan minuman kepada pelanggan secara langsung atau sering dikenal dengan nama delivery order.

Penerapan JIT pada Warteg

          Sistem JIT yang kerap digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar ternyata telah ada dalam proses produksi warteg. Penerapan JIT dalam warteg terlihat pada alur persediaan. Ketika melakukan pembelian bahan baku untuk produksi, warteg berusaha untuk membelinya dengan jumlah yang telah ditentukann dan relatif tetap untuk setiap pembelian setiap harinya sebagai karakteristik utama dari sistem JIT. Selain itu, penerapan sistem ini dapat dilihat ketika usaha warteg melakukan kontrak pembelian dengan pemasok yakni biasanya pemilik warteg telah mengenal baik pemasok dan telah menjalin hubungan kerjasama dalam waktu yang cukup lama dan ini juga merupakan karakteristik utama dari sistem JIT.

Pengusaha warteg berusaha seminimal mungkin untuk menekan biaya incremental terkait proses penyimpanan persediaan bahan baku. Hal ini disebabkan bahan baku dari produk yang diproduksi warteg sebagian besar tidak tahan lama karena bahan baku diperoleh langsung dari hasil produksi kegiatan agraris seperti sayuran, daging, telur, dan lain-lain. Oleh karena itu, pengelola warteg cenderung membeli bahan mentah sesuai dengan jumlah output yang ingin dihasilkan sesuai permintaan rata-rata harian. Terkadang ada warteg yang memang tidak melakukan penyimpanan persediaan, dengan kata lain bahan mentah yang dibeli harus cepat habis.

Sistem JIT yang diterapkan seperti ini sangat rentan ketika terjadi fluktuasi harga bahan baku produksi sebab dengan adanya fluktuasi harga maka biaya terkait bahan baku akan meningkat dan menyebabkan meningkatnya harga pokok penjualan. Oleh karena bisnis warteg tergolong dalam pasar persaingan sempurna, masing-masing warteg akan berusaha untuk tetap menjaga harga produk makanan dan minuman yang diproduksi agar tetap pada harga pasar sehingga profit yang seharusnya didapatkan menjadi berkurang. Akibat profit yang cenderung berfluktuatif akibat harga pasaran bahan baku dan kesulitan untuk meramalkan permintaan secara tepat yang berakibat pada biaya produksi  yang terbuang  percuma maka usaha warteg sulit melakukan ekspansi usaha lantaran profit merupakan sumber investasi internal yang menjadi andalan pengelola dan pemilik warteg.

Kesimpulan

          Sistem JIT yang dipandang sebagai sistem yang mampu berperan dalam meminimalkan biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan output, ternyata tidak sepenuhnya berpengaruh pada semua jenis usaha. Studi kasus di atas menunjukkan bahwa penerapan sistem JIT ternyata dapat membatasi perkembangan suatu usaha terutama usaha kecil misalnya usaha warteg pada khususnya. Hal ini diterangkan melalui sistem harga bahan baku di pasar yang fluktuatif, kesulitan menghadapi perubahan permintaan, sulit mencari pemasok yang selalu siap dalam melakukan transaksi terkait penyediaan persediaan bahan baku, sistem persaingan sempurna yang membuat harga bersifat rigid.

Referensi

Carter, William K. 2009. Akuntansi Biaya. Salemba Empat. Jakarta

Keown, Arthur J. dkk. 2005. Prinsip dan Penerapan Manajemen Keuangan. Gramedia. Jakarta

Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen. BPFE-Yogyakarta. Yogyakarta

http://sophiaririn.blogspot.com/2011/06/akuntansi-manajemen-manajemen.html

http://qhse-pe.com/index.php/component/content/article/1-latest-news/79-sepintas-tentang-just-in-time-jit.html

http://ajeandiarta.blogspot.com/2010/03/pembahasan-just-in-time-adalah-suatu.html